1998年岁末，我率北京市秘书学会访日团一行六人，飞越“一衣带水”，考察了友城——东京都的公文处理工作。我们先后参观了东京都厅总务局、生活文化局、水道局的公文处理情况和相关设施，与日本同行座谈了感兴趣的问题，得到一些初步印象。

1．日本的“秘书”

令我们意外的是，与日本同行的几次座谈中，日方首先提出的问题，几乎都是关于“秘书”的定义。回想起来，大概是由于我们事先电传过去的考察提纲，满纸尽是“秘书工作”，可是具体内容又与日本人所理解的“秘书”工作相去甚远。经过一番探讨我们才弄明白，原来“秘书”一词，在日本专指一种职务，即帮助上司处理日常事务的人；而在我国，既指党政机关或企事业单位领导的秘书，又泛指从事办公厅（室）工作的群体。后者一般统称“秘书工作人员”。因而，我们所谓“秘书工作”，日本谓之“文书工作”，他们的“文书课”，就相当于我们的“秘书处”。“秘书”和“文书”，只相差一字，擅长大而化之的我们将它们大类一归，而精细的日本人却要较真一番。

东京都总务局掌管公文处理工作，相当于我国的办公厅。总务局内部设有文书、机要等部门，其中，文书课是文书处理职能部门，它以东京都的名义审查各局、部起草的公文。各局、部以及市町村，也有类似专职文书处理的部门或人员，但是他们与总务局之间并不存在业务指导关系，日常工作上的直接联系也不多，不若我们自上至下有一个办公部门体系。

2．公文的“统”与“不统”

日本没有全国统一的公文处理规则，各地的公文自成一体。这一点与我国很不相同。总务局文书课长石村解释说，日本实行地方自治，所以各地都制定了自己的公文处理规则。然而从日本全国来看，各地的公文规则大同小异。

尽管存在这种整体上的不统一，但是各地的公文处理工作还是相当统一和规范的。就说东京都，自昭和23年（1948年）以来，已经制发45个文书处理方面的规则、规程，加在一起有46万字。从规范的角度衡量，这些规则精细之极令人瞠目。例如，对文书运转过程中的各种表格，不仅一一规定了具体样式，而且表格的尺寸大小都如同工程图纸一般，精确地标注在上面。又如，对公文的格式，不仅规定了每个文种的用途、使用权限、用字用语等，还对每个文种列出若干写作模式，细致到你只要往上面填字就行了。在《东京都公文规程》中，仅“条例”这个文种，就列出了四类六种写作模式。下面抄出其中一种，以见一斑。（例中口表示空格，※表示空行，×表示具体文字）。

东京都条例第×××号

※

□□□×××××××××××××

□□□××××××条例

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目次

※※※

□第一章□×××（第一条——第××条）

□□第一节□×××（第××条——第××条）

□□第二节×××

□□□第一款□×××（第××条——第××条）

□□□第二款×××

□□□□第一目□×××（第××条——第××条）

□□□□第二目×××

□附则

※※※※

□□□第一章□总则

（条款提要）

第一条□×××××××××××××××

□□□第二章□××××

□□□□第一节□××××

（条款提要）

第××条××××××××××

□□□□第二节×××××××××

□□□□□第一款□×××××××

（条款提要）

第××条××××

□□□□□第二款××××××

□□□□□□第一目□××××××××××

（条款提要）

第××条××××××××××××××

1．□×××××××

2．□×××××××××××××

□××××××

□一、□×××××××××××××××

□□×××××××

□□二、××××××××××××××××

□□□×××××××

□□□（1）□××××××××××××