作出一项决策，部署一件工作，往往有几个方面的理由，把这些理由一层一层讲清楚，有利于决策的实施和工作的开展。如，1834年，道光皇帝得知京都附近常有湖北等地流民乞食滋事，于是在一道谕旨中要求湖广总督、湖北巡抚等管好自己的民人，对乞食贫民设法安顿，不要让他们任意散漫四出。对这项工作，谕旨中阐述了三层理由：

一是地方官管好自己的民人是解决问题的根本办法：湖北等地民人，什百成群，觅食异乡，几成习惯。上年业经府尹（京都首脑）等饬属妥为资送（遣返），本年复又踵至。……原籍地方官果能妥为安顿，该民人等何至轻去其乡。

二是地方官管好自己的民人，还会“庶各省既免资送之烦”，节省了遣返工作所耗费的人力物力。

三是地方官管好自己的民人，“流民亦免饥驱之累”。

最后总括上文：“于肃清畿辅（京都附近流民）安集穷黎之道（安顿贫民），两有裨益。”这种层层深入的方法，能把道理讲得很透彻，说服力很强。

（4）动之以情，牵引共鸣。

一是采用对比法，引发自疚之情。如1904年慈禧要求各省力除人浮于事、铺张浪费的风气时，在谕旨中道：

一切积弊，多未认真剔除。现在宵旰焦劳，难安寝馈，迭经降旨却进献、裁冗员，岂宫廷服御之用可减，外省浮靡之费独不可节乎；岂内府奉御之官可裁，局所浮滥之员独不可去乎！

在这段中，慈禧欲以自己昼夜劳于政务，食寝不安，甚至拒贡、裁员的垂范之举，来打动各省官员的心，使那些存有积弊的官员有所改进。

二是采用自诉其苦来发人恻隐之心。如1908年10月，光绪帝病危，急书求医，在谕旨中自述病况：

自去年入秋以来，朕躬不豫，当经谕令各省将军、督抚保荐良医。施据直隶、两江、湖广、江苏、浙江各督抚保送陈秉钧、曹元恒、吕用宾、周景涛、杜钟骏、施焕、张鹏年等来京诊视。惟所服方药，迄未见效。近复阴阳两亏，标本兼病，胸满胃逆，腰腿酸痛，饮食减少；转动则气壅咳喘，益以麻冷发热等症，夜不能寐，精神困惫，实难支持，朕心殊深焦急。著各省将军、督抚遴选精通医学之人，无论有无官职，迅速保送来京，听候传诊。如能奏效，当予以不次之赏。……

这段自诉中，光绪帝将自己受疾病折磨的状况以及“实难支持”的焦急心情形象地描述出来，读罢不禁令人产生怜悯之情。

从以上清代公文陈述缘由的几种手法中可以看出，封建统治者在“发号施令”时尚能如此具体、细致、透彻地讲明道理，我们今天在动员人民群众建设小康社会，在部署工作、交代政策时，更应把道理讲透，切忌简单化，也应避免空讲道理和“上纲上线”式的文风。

四、字则期少，意则期多

古代公文的一个共同特点，就是“贵乎精要”。康熙帝曾发布《上谕》批评虚浮文风：“近见言官条奏，于事理之外牵引比拟，多用浮饰之言。”并令“本章不得逾三百字”，“如仍旧不改”，要“严加治罪”。有否因逾三百字而治罪者不得而知，但仅从此谕令也可以看出封建帝王力禁繁文十分认真。相比之下，我们某些部门也曾规定，上报中央的报告（相当于清代的“本章”）一般不超过三千字。但是你若写了三万字，上级也照收不误，且不会受到批评，更不要说“治罪”了。有令不行，这恐怕是造成“文山”的一个重要原因吧。

清代公文的简约，有如下特点：

（1）一篇一事。

清代谕旨多则上千字，少则一二百字，但不论多寡，均是一篇只讲一个问题。

（2）引用它文，略节用之。

谕旨中常需引用各级官吏的奏章，在引用时不是照录原文，而是抓住原文中关键的话，以简切数语表明原意。如道光七年十一月，御史寅德上奏皇帝：八旗营房多有坍损，有处墙顶坍塌数十余丈，墙身臌闪，至今未修；且有兵丁将闲置营房私自租赁给附近居民。原文近百字，但在谕旨引用时只用十六个字：

御史寅德奏：八旗营房有坍损未修及私行租赁之处。著八旗营房都统、副都统查明实有坍损应修处所，……

（3）舍弃重复字句。

谕旨中遇有同类性质、同一形式的字或句，决不重复，而以代词替之或另换词句。如，道光四年五月关于清理流民的一篇谕旨：

本年京城内外赴厂就食流民甚众，现在顺天府、五城饭厂已届停止，除年力强壮、力能佣趁耕作者，不准留滞京城外，其余系老弱流民，势难各回乡里，若任其在京觅食，糊口无资，情形殊为可悯，各城俱于栖流所筹划经费，暂为收养，并添觅空房使之居住。

这段话中，用“者”、“其”、“之”等词，代替“赴厂就食流民”这一概念，使文章简洁。又如，光绪二十六年五月，一篇关于调兵平定京城内外扰乱的紧急谕旨中，前面提出要求时用了“事关紧要，毋许延误”的词语，结尾处再次强调时，则用“情形急迫，毋得刻延”，虽意思相同，但语言形式作了变化。

古人云：同辞复句，文之疣赘也。但是目前机关公文中，这方面的毛病实在不少。比如，在一个文件里有这样一段话：

废除干部职务实际存在的终身制，是党中央关于人事制度改革的一项重大决策。自党的十一届三中全会提出废除干部职务终身制以来，党中央采取了一系列重大措施，对废除干部职务终身制起了重要作用。但是，由于历史的和现实的一些原因，由于干部职务终身制存在的时间很长，已成了人们的习惯，要想彻底废除，必然障碍重重。干部职务终身制是如何形成的，怎样才能彻底废除干部职务终身制呢？

这段话中，“干部职务终身制”出现了七次，读起来像绕口令。南朝文学批评家刘勰在《文心雕龙》中指出，使文章简洁的一个方法是“权重出”。只有下决心砍去那些“重出”的字句，才能使公文达到“精要”的境界。

（4）条令章程，尽去多余。

谕旨中颁发的命令、规章均十分简洁，常为一二百字。这些法规一概不解释制定法规的原因、目的，也不强调其意义，更没有什么要求认真遵守一类思想动员的话，落笔便是具体条文。这样，既减省了大量文字，也不影响法规的效力。例如，咸丰三年五月颁发的京城巡防章程，一共十二条，只有170余字，每条不过十余字。如：

住户辅户，五家互保，不得容留匪人

严缉私造火器火药，加等治罪

平人斗殴，加等科罪，弁兵参革

严禁米石出城

士宦商民，不得无故迁徙

这些条文既简练又明确，容易记，便于执行。

（5）句少一字则义阙。

谕旨用字十分讲究洗练，确实达到一字不可少的地步。如道光十九年五月一篇谕旨中，说到对漏税者处罚的银钱如何处置时，有这样一句话：“所罚之银，半赏原拿之人，半归正项在案”，这句话如果去掉任何一字，不是造成意思不明，便是与上句无法衔接。

再如，光绪二十一年（即1895年）初，日军挑起的威海战役中，北洋舰队受到重创，清廷闻之十分震惊，立即拟旨电寄李鸿章。此篇谕旨文字精练，字字珠玑，句句铿锵，掷地有声。下面摘录其中一段：

据电奏海军各舰被击覆没情形，览奏曷胜愤懑。北洋创办海军，殚尽十年财力，一旦悉毁于敌，堕防纵寇，震动畿疆。李鸿章专任此事，自问当得何罪！惟现值海防益急，若立予罢黜，转得置身事外。兹特剀切申谕，李鸿章当自念获咎之重，朝廷曲宥之恩，激发天良，力图补救。瞬届各海口冰泮，敌船猛扑，处处可危。设彼乘间登岸，必须齐力合剿。……

虽然当年一纸谕旨挽救不了清政府军事上的惨败，但是今天我们却可以从其遣词造句上，学习到一些有益的东西吧。